A vállalkozások számára az egyik legfontosabb adminisztratív kötelezettség a számlaadás. Nemcsak az adóhatóság felé való elszámolás miatt lényeges, hanem a partnerek, fogyasztók felé történő átláthatóság szempontjából is. Ha nem vagy biztos abban, hogy mikor, kinek és milyen formában kell számlát adnod, akkor ez a cikk segít eligazodni a szabályok között.
Kiknek és milyen esetekben kell számlát adni?
Minden olyan esetben, amikor terméket értékesítesz vagy szolgáltatást nyújtasz, és a tevékenységed adóköteles, köteles vagy számlát kiállítani. Ez vonatkozik:
- belföldi ügyletekre, tehát ha a vásárló Magyarországon él vagy működik
- külföldi ügyletekre is, főként EU-s partnerek esetén (pl. közösségen belüli értékesítés)
- vállalkozások közötti (B2B) tranzakciókra
- magánszemélyeknek történő értékesítésre, ha kérik a számlát
A számlaadás nem választható opció, hanem jogszabály által meghatározott kötelezettség. A kulcskérdés az, hogy mikor áll be az adófizetési kötelezettség, amit az ÁFA törvény a teljesítési időponthoz köt – ennek pontos meghatározása ezért kiemelten fontos.
Számla kiállításának határideje
A számla kiállításának időzítése a fizetés módjától függ. A szabályok egyértelműek, de sokan mégis hibáznak benne:
- Készpénzes vagy készpénz-helyettesítő fizetés esetén (pl. bankkártya): a számlát haladéktalanul, tehát azonnal ki kell állítani.
- Átutalásos vagy utólagos fizetésű ügyleteknél: a számlát a teljesítést követő 15 napon belül kötelező kiállítani.
Ez alól nincs kivétel. A határidők be nem tartása bírságot vonhat maga után, akár több százezer forint értékben is.
A számla formális követelményei
A számla nem csupán egy papírlap vagy elektronikus dokumentum – a jogszabály konkrét követelményeket ír elő vele kapcsolatban:
- biztosítani kell az eredetiségét, vagyis hogy a számlát valóban az állította ki, aki jogosult rá
- garantálni kell az adattartalom sértetlenségét, tehát ne lehessen utólag módosítani a számlát észrevétlenül
- legyen olvasható, akár papíron, akár elektronikusan tárolják
A számlán kötelezően szerepelnie kell többek között:
- a kibocsátó és a vevő neve, címe, adószáma (ha van)
- a számla kelte és teljesítési dátuma
- a termék vagy szolgáltatás megnevezése, mennyisége
- nettó érték, ÁFA érték, bruttó érték
- a számla sorszáma
A számlázó programok többsége automatikusan tartalmazza ezeket, de manuális számlázásnál mindig figyelj az előírások betartására.
Számlázás előleg esetén
Amennyiben a vevő előleget fizet egy termékért vagy szolgáltatásért, akkor arról is kötelező számlát kiállítani. Az előlegszámlának tartalmaznia kell:
- a kapott összeg pontos értékét
- az előleg fizetésének időpontját
- utalást a majdani végszámlára és a termék/szolgáltatás típusára
Ez a számla az adófizetési kötelezettséget is elindítja, tehát nem lehet csak „emlékeztetőként” kezelni. A végszámlán később hivatkozni kell az előlegszámlára, és annak értékét levonással kell szerepeltetni.
Kivétel: mentesülés a számlaadás alól
Vannak olyan esetek, amikor nem kell számlát adni – de ez nem azt jelenti, hogy semmilyen dokumentáció nem szükséges. Ilyen mentesülés vonatkozik például:
- adómentes, közérdekű tevékenységekre (pl. oktatás, egészségügyi ellátás)
- speciális, szociális vagy nonprofit szolgáltatásokra
Ezekben az esetekben számviteli bizonylat kibocsátása elegendő. Azonban ha a vevő kér számlát, akkor ebben az esetben is kötelező azt kiállítani.
Idegen nyelvű számla
A magyar jogszabály nem zárja ki, hogy a számla idegen nyelven legyen kiállítva – lehet például angolul, németül vagy más élő nyelven. Ugyanakkor érdemes tudni:
- adóellenőrzés során a NAV kérheti a magyar fordítást, különösen vitás esetekben
- a külföldi partnerek számára kiállított számlák esetén praktikus a kétnyelvű számlázás
Fontos, hogy az idegen nyelvű számlák is megfeleljenek minden formai és tartalmi előírásnak, különben nem tekinthetők hiteles dokumentumnak.
Gyakorlati tanácsok – fogyasztók és vállalkozások számára
Sokan nem tudják, mi a különbség a számla és a nyugta között. Íme néhány gyakorlati tipp:
- Nyugta: készpénzes vásárlásnál elegendő, ha a vevő nem kér számlát. Egyszerűsített bizonylat.
- Számla: minden más esetben (vagy ha a vevő kéri), kötelező.
Mindig szerepeljen a számlán:
- pontos dátumok (kiállítás, teljesítés)
- egyedi sorszám
- tételesen felsorolt termékek/szolgáltatások
- nettó, bruttó, és ÁFA összegek
- adószámok (vállalkozásoknál)
Ezek nemcsak kötelező elemek, hanem a saját érdekeidet is védik egy esetleges vitás helyzetben.
Gyakori kérdések (FAQ)
Meddig kell számlát adni készpénzes értékesítésnél?
Haladéktalanul, tehát az értékesítés pillanatában.
Mi történik, ha nem adunk számlát?
A NAV bírságot szabhat ki, és adóellenőrzést indíthat. Ez komoly anyagi és jogi következményekkel járhat.
Előleg számlázása kötelező?
Igen. Az előleg átvétele után azonnal ki kell állítani az előleget igazoló számlát.
Idegen nyelvű számla elfogadott?
Igen, de az adóhatóság kérheti a magyar nyelvű fordítást, ezért célszerű kétnyelvű számlát használni.
Ellenőrizd céged számlázási folyamatait, hogy megfelelj az ÁFA törvénynek!
A számlaadás nem csupán jogszabályi kötelezettség, hanem a vállalkozásod pénzügyi tudatosságának egyik alappillére. Ha nem vagy biztos benne, hogy minden szabálynak megfelelsz, nézd át újra a számlázási gyakorlatodat.
Íme egy gyors áttekintés:
- Határidők: készpénzes fizetésnél azonnal, más esetekben 15 napon belül
- Mentesülés: csak különösen szabályozott tevékenységek esetén, számviteli bizonylattal
- Nyelvhasználat: lehet idegen nyelvű, de magyar fordítást kérhet a NAV
Az adóhatóság egyre modernebb eszközökkel követi a vállalkozások működését – jobb előre felkészülni, mint utólag magyarázkodni.